Sistema Web para la Gestión de
Préstamo de Llaves y Acceso Docente

Propuesta de Modernización y Eficiencia Administrativa

Autor: Lujan Arispe Enrique

Institución: Universidad Privada Domingo Savio - Cochabamba

Año: 2025

Antecedentes

El Desafío de la Gestión Manual

  • Contexto actual: La administración universitaria requiere inmediatez y seguridad, pero se enfrenta a barreras por procesos obsoletos.
  • La problemática: Dependencia de hojas de cálculo desconectadas ("silos de información") y registros físicos.
  • Riesgos: Falta de integridad, seguridad y auditoría en el manejo de activos institucionales.
  • Tendencia: La automatización es el indicador estándar de madurez y eficiencia institucional.
Notas para el orador: Explicar cómo el uso de Excel y papel ya no responde a la dinámica actual, generando riesgos operativos y de seguridad según estándares de la industria.

Planteamiento del Problema

Ineficiencia Estructural y Operativa

  • Lentitud: La recuperación y procesamiento de información es manual y lenta.
  • Error Humano: La entrada manual de datos tiene una tasa de error constante (96%-99% de precisión vs 99.9% en sistemas automáticos).
  • Vulnerabilidad: Carencia de segmentación de permisos (RBAC); todos acceden a todo.
  • Falta de Trazabilidad: Inexistencia de audit trails (registros de auditoría) para establecer responsabilidades.
Notas para el orador: Resaltar que el problema no es solo la "lentitud", sino la falta de seguridad y la incapacidad de auditar quién hizo qué y cuándo.

Situación Problemática

Árbol de Problemas

Árbol de Problemas
Problema Central: Ineficiencia en la gestión del préstamo de llaves y registro de acceso docente

Causas Raíz:

  • Uso de herramientas ofimáticas no especializadas
  • Entrada manual de datos sin validación
  • Ausencia de control de acceso por roles
  • Inexistencia de trazabilidad de transacciones

Efectos Directos:

  • Inconsistencia de datos
  • Saturación operativa en horarios pico
  • Vulnerabilidad crítica de la información
  • Incertidumbre en la auditoría de activos
Notas para el orador: Usar esta diapositiva para mostrar visualmente la relación causa-efecto que justifica la intervención técnica.

Pregunta de Investigación

Formulación del Problema

¿De qué manera el desarrollo de un sistema web mejora la eficiencia en la gestión del préstamo de llaves, así como en el registro de acceso docente en instituciones educativas durante la gestión 2025?

Notas para el orador: Esta es la guía central del proyecto. Se busca demostrar que la tecnología web es la solución directa a la ineficiencia detectada.

Objetivo General

Meta del Proyecto

Desarrollar un sistema web para mejorar la eficiencia en la gestión del préstamo de llaves y registro de acceso docente en instituciones educativas.

Notas para el orador: El objetivo es tangible: la creación y puesta en marcha de un producto software funcional.

Objetivos Específicos

Diagnóstico y Diseño

  • Diagnosticar: Analizar el proceso actual basado en hojas de cálculo para identificar inconsistencias, errores de transcripción y riesgos de manipulación.
  • Diseñar: Estructurar la arquitectura de software y el modelo de base de datos relacional (UML y Clean Architecture) para garantizar la integridad y soporte de roles.
Notas para el orador: Estas son las fases preliminares: entender el problema a fondo y planificar una solución técnica robusta ("Arquitectura Limpia").

Objetivos Específicos

Implementación

  • Implementar: Desarrollar los módulos funcionales clave:
    • Gestión de Usuarios y Roles
    • Préstamos y Devoluciones
    • Detección automática de turnos

Tecnologías:

  • Frontend: Angular
  • Backend: Go
  • Base de Datos: PostgreSQL
Notas para el orador: Fase de construcción. Mencionar el stack tecnológico moderno seleccionado (Go + Angular) para asegurar rendimiento.

Objetivos Específicos

Validación

  • Validar: Asegurar la fiabilidad operativa del sistema mediante:
    • Pruebas de caja negra
    • Pruebas de estrés
    • Verificación de zonas horarias e integridad de datos
    • Despliegue en entorno contenerizado (Docker)
Notas para el orador: No basta con programar; se debe probar que el sistema soporta la carga real y es seguro antes de la entrega.

Variables de Investigación

Variable Independiente:

Desarrollo de un sistema web: Plataforma tecnológica basada en arquitectura cliente-servidor (Angular/Go) para automatizar flujos de trabajo.

Variable Dependiente:

Eficiencia en la gestión: Capacidad de realizar asignaciones y devoluciones con mínimos recursos y errores.

Indicadores:

  • Tiempo promedio de atención
  • Tasa de errores en registros
  • Nivel de satisfacción del usuario
Notas para el orador: Explicar que "al implementar el Sistema Web (Independiente), aumentará la Eficiencia (Dependiente)".

Límite Geográfico

Delimitación del Proyecto

  • Ubicación: Universidad Privada Domingo Savio (UPDS) - Sede Cochabamba
  • Áreas de Impacto: Unidades de Biblioteca y Jefatura de Carrera (puntos centrales de control de acceso y activos)
Notas para el orador: El alcance es local y específico, lo que garantiza la viabilidad de la implementación en el tiempo propuesto.

Justificación

  • Técnica: Uso de Clean Architecture y Go para asegurar escalabilidad, concurrencia y mantenibilidad a largo plazo.
  • Económica: Viabilidad basada en tecnologías Open Source, eliminando costos de licencias y optimizando horas-hombre del personal.
  • Social: Mejora la calidad de vida laboral, reduce la fricción operativa y proyecta una imagen institucional de modernización y confianza.
Notas para el orador: El proyecto no solo es técnicamente sólido, sino que ahorra dinero y mejora el ambiente laboral.

Conclusiones Esperadas

Valor de la Propuesta

  • Modernización: Migración exitosa de procesos manuales a una plataforma digital segura y auditable.
  • Seguridad: Implementación efectiva de control de roles (RBAC) y tokens (JWT) para proteger la información institucional.
  • Optimización: Reducción drástica de errores humanos y tiempos de espera mediante la validación automática de reglas de negocio.
Notas para el orador: Resumir el valor final: un sistema que transforma la gestión administrativa, alineándola con estándares internacionales.

Planificación del Proyecto

Cronograma y Presupuesto

  • Duración: 8 semanas (2 meses) para la gestión 2025
  • Fases: Diagnóstico → Diseño → Desarrollo Backend/Frontend → Pruebas → Despliegue
  • Presupuesto Estimado: 759.00 Bs (Cubre Hosting VPS, Dominio, Internet y Materiales)
Notas para el orador: Es un proyecto de ejecución rápida (intensiva) y bajo costo, ideal para una implementación ágil.

Población y Muestra

Enfoque: Censo Poblacional

  • No se utiliza muestreo; se abarca el 100% de los actores clave
  • Población Administrativa: Personal de Biblioteca y Jefes de Carrera (Usuarios Operadores)
  • Población Docente: Totalidad del plantel docente activo en la sede Cochabamba (Usuarios Finales para pruebas de carga)
Notas para el orador: Al ser un sistema interno, se evalúa con todos los involucrados para asegurar que funciona para toda la institución.

Metodología

Marco Metodológico

  • Tipología: Proyecto de Inversión Tecnológica / Desarrollo de Software
  • Tipo de Investigación: Aplicada, Descriptiva y Propositiva
  • Diseño: No Experimental (observación en contexto natural)
  • Técnicas:
    • Observación Participante (Medición de tiempos)
    • Análisis Documental (Revisión de errores en Excel históricos)
    • Revisión Bibliográfica (Estándares de industria)
Notas para el orador: Cierre con el rigor académico. El proyecto sigue un método científico para validar la solución tecnológica propuesta.
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